協作會議有多方角色同時參與，為節省與會者釐清彼此想法的時間，主持團隊會製作議題手冊並在 7 天前寄送給所有與會者，讓與會者在會議前先行閱讀。為使議題手冊內容盡可能包含多元觀點，因此需要事前訪談各方利害關係人，並中立詳實地記錄在議題手冊。然而其性質並非真正之法規，屬於記錄整理共同經驗之工作文件，有期於使用者在實踐驗證中，不斷提出反饋，以滾動檢討調整。
協作會議議題各面向經由部會分工，各自邀請利害關係人進行訪談。
邀請利害關係人的部會，就是該場訪談的主要訪談單位。同一議題的其他部會，皆可自願報名或在主訪單位要求下，成為協同出席單位。PDIS視其必要性決定參與之程度。
部會訪談後將紀錄提供予 PDIS 綜整，PDIS 於協作會議前10天完成議題手冊初稿，經各部會補充及確認，於7天前寄給所有與會者；協作會議會後，隨逐字稿一同公開。
若有主/協辦部會未曾主辦過訪談，可請求 PDIS同仁示範擔任第一場訪談的主要訪談員，但該場訪談其餘工作（如：紀錄、約訪、撰寫訪綱等）仍須主要訪談單位完成。
為求觀點多元且完整，訪談以兩梯次為原則。第一梯次由各部會提供訪談名單，並由 PDIS補充。第二梯次由第一梯次受訪者推薦名單，以增進意見更多元為原則，然部會可自行決定訪談與否。第一梯次及第二梯次受訪對象皆列入協作會議邀請參與名單。
訪談對象以包含以下所有面向為原則：
若受訪對象為機關 / 組織代表，秉持協作會議「多元意見併陳」核心理念，無論是「機關 / 組織立場建議」或是「受訪者個人建議」都請受訪者充分分享。
時間地點無特別建議，若有需要亦可商借 PDIS 場地。事前提供受訪者訪綱、提案簡介、協作會議簡介。
訪談形式如下：
訪綱完成後提供予 PDIS，並於主訪單位寄出約訪通知時一併附上。建議至少5題以上的開放式問題，包含但不限於以下內容：
例句：「提案人和附議人課徵空屋稅的訴求，應該是為了落實所謂『居住正義』，要求政府以此提高房屋的『持有成本』。您認為增加房屋的持有成本是否能有效抑制房價？為什麼？」
例句：「許多附議人提到累進稅率，依照持有戶數（不限空屋）累進或持有閒置天數累進等等，這個建議是否有可行性？請分享您的看法。」
例句：「提案人和附議人課徵空屋稅的訴求，應該是為了落實所謂『居住正義』，要求政府藉此提高房屋的『持有成本』。除了增加持有成本，您認為有沒有其他有效方式或政策措施，有助於抑制房價或落實居住正義？」
1.訪談目的是搜集更多資訊，而不是解釋政府立場訪談過程大致可分為：聆聽、釐清與說明。在訪談的過程中，經常會有受訪者對政府政策、分工或是法規不暸解。建議先完整聆聽，並持續釐清受訪者為什麼會這樣思考，直到訪談結束或無法繼續時，才進入說明階段。
例如：受訪者認為課徵空屋稅能有效抑制房價，因為空屋稅會提高空屋持有成本，投資客會因此想要將房子儘快脫手。
在詳細詢問完論述後，逐步提供參考事實，讓受訪者進一步提出看法。
例如：空屋樣態很多，有些是在偏遠的地區，有些是老舊房屋甚至是違章建築，針對這方面有沒有什麼建議或看法？
2. 提問時避免只問是非題
單純的是非題無法引發受訪者回答更多內容。或者須於是非題之後，追問該立場背後的原因、基於什麼現況而採此立場。
例如：請問您是否瞭解現行房屋稅制度？ 對這樣的問題受訪者可能只會回答「是」或「不是」，並不會給出更多的意見。
3. 確認受訪過程名詞定義
避免在不同資訊基礎上討論，否則不僅降低訪談效率，且後續整理資料時可能誤讀訪談獲得的資訊。
例如：獸醫師與藥師認定的「調劑」不同，獸醫師認為調劑只有調製藥物，而藥師認為的調劑還包含處方內容檢視。
4. 訪談過程注意不能離題，但需要適度發散
適度發散有助於收集該議題相關的不同面向。
例如：提案為「課徵空屋稅，提高持有成本從投資客手中釋出更多房源，以抑制房價」 討論空屋稅落實方式 -> 符合提案內容。 討論房貸利率調整 ->符合提高持有成本方向。 討論包租代管制度 -> 符合提案目的「釋出更多房源」，但有點離題。 討論社會住宅 -> 符合最終目標「抑制房價」，但有點離題。討論首都減壓 -> 雖然有點遙遠，但符合提案目的「釋出更多房源」。 討論人均居住面積 ->這是房屋稅戶數的計算方式的細節，但並未解決持有成本過低的問題，有點離題。
5. 可適度在訪談過程中，綜整並確認受訪者重點
這個步驟有助於讓受訪者感受到尊重，且能加速現場完成會議記錄。
例如：當受訪者回答完一大段話，向受訪者確認是否可以歸納為以下幾個重點，並逐點簡要說明。
6. 如果覺得受訪者講的東西離題，可以請受訪者補充與議題的關聯